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理论研究

如何做好开标现场管理和服务工作(下)
发布时间: 2010/9/29 10:20:43

    开标过程中应注意的要点

   (一)参加开标人员应明确。招标人(招标代理机构)、投标人都有权参加,监督部门应通知到位,评标专家不得参加开标会。开标时,相关人员应提前通知到位,确保准时开标,不可出现招标人、监督人员等迟到现象,影响开标工作的严肃性。
   (二)密封情况由投标人代表检查。检查投标文件的密封情况是开标的必经程序。密封不符合招标文件要求的应按无效投标处理。对密封不符合招标文件要求的,代理机构应当请监督人员以及投标人代表一同见证和签字确认。
   (三)唱标必须准确完整。唱标内容包括投标人名称、投标价格、价格折扣、招标文件允许提供的备选投标方案和投标文件的其他主要内容。投标文件的“其他主要内容”是最容易被唱标人忽视的。其他主要内容不唱,也可能引发投诉。如澳门新濠22933工程项目,如果投标人的工期不唱出来就不合适,因为投标价格可能受工期的影响,再如政府采购项目不定品牌采购的,只唱价格,不唱具体品牌型号显然不合适。
   (四)投标人不足三家的不能开标。到投标截止时间时如果只有两家投标人递交了投标文件,那么代理机构就不能组织开标,而应原封退回投标人的投标文件。如果招标文件不存在不合理条款、招标公告时间及程序也符合法律规定,或已经是二次招标的项目,经采购单位现场提出申请,监管部门同意后,可以“改用”其他方式采购,其中,如果只有一人参与投标的,可以采用单一来源方式采购,如果只有两人参与投标的,可以改用竞争性谈判进行采购。
   (五)无效标由评标委员会裁决。对于投标人的资格性检查和符合性检查属于评标委员会的工作,主持人不得在开标现场对已拆封的投标文件宣布无效投标(废标)。开标过程中,代理机构只需对所有投标人的投标情况和开标情况做好记录,不能越权审查。
   (六)开标一览表有错漏如何处理。如招标文件要求开标一览表签字并盖章,但投标人要么只签字,要么只盖章怎么办?对于开标一览表中签字盖章不符合招标文件要求的问题,法律专家认为,如果开标一览表没有签字盖章,毫无疑问是直接交由评标委员会按无效投标处理即可。如果是有签字未盖章或者有盖章未签字的应该被认可。根据《合同法》第三十二条关于合同书成立要件的规定,当事人采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立,其中签字或者盖章是选择关系,即只要签字或者盖章具其一就可以基本确定开标一览表与所载投标人之间的代表关系。
   (七)大写金额和小写金额不一致。根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》四十一条的规定,开标时投标文件中开标一览表(报价表)内容与投标文件中明细表内容不一致的,以开标一览表(报价表)为准。投标文件的大写金额和小写金额不一致的,以大写金额为准;总价金额与按单价金额汇总不一致的,以单价金额计算结果为准;单价金额小数点有明显错位的,应以总价为准,并修改单价;对不同文字文本投标文件的说明发生异议的,以中文文本为准。虽然法律对这些做出了详细的规定,但在具体的操作中还是有不少代理机构的从业人员因为没留意到这些“不一致”而使得开标工作大打折扣。如:有的项目投标人投标总价于与按单价金额汇总不一致,而被判为废标的不在少数,这些做法无形中损害了投标人的权益,也提醒大家在工作中应客观对待这些“不一致”,切实维护“公开、公平、公正”的市场氛围。
   (八)开标现场应当公开的信息事项应全部公开。开标现场是招投标程序中最为公开的环节,也是招投标法“三公”中公开的重要体现,一定要将应公开的,以及能公开的信息全部在评标前的开标现场向投标人陈述和说明清楚,以充分满足和敬重他们的知情权。(1)对开标和评标环节接受监督的情况,要在开标现场向投标人陈述清楚。(2)对相关当事人参加开标活动的情况,要在现场公开说明。开标工作由招标采购机构主持,采购人、投标人和采购监管部门等相关单位都有权派代表参加。对此,对应当参与开标活动的各个出席对象,他们是否已全部到达现场。应按规定组建评标委员会的,是否按法定程序和要求组建了,所聘用的评标专家是否已全部到位等等。所有这些信息情况都应在开标现场向大家作一个明确的交代。(3)开标后各投标人须注意事项必须提醒到位。以免投标人无所适从。
   (九)竞争性谈判方式的“开标程序”。现行法律对竞争性谈判报价文件开启时间无任何规定,不论是我国的《政府采购法》、《招标投标法》,还是相关部委的行政规章,至今都没有规范性文件规定竞争性谈判这种采购方式的开标程序。实行这种采购方式,竞标供应商可以有至少二次以上报价过程。按照竞争性谈判方式的要求,谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判;在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息;谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。所以竞争性谈判方式的特点就是“开标不唱标”。对竞争性谈判方式的“开标”,有的称为公开报价仪式,有的称为竞争性谈判仪式,也决定其在程序上与开标会议存在区别。
   (十)改变采购方式后,是否接受在公开招标环节被判为无效的投标文件?在实际工作中,参加投标企业不足三家的,经审批改变采购方式的,可就两家或一家供应商进行竞争性谈判或单一来源采购。当有效投标人不足三家时(参加投标人超过3家情形),改变采购方式的,是否接受在公开招标环节被判为无效的投标文件?应该说,如果投标企业满足谈判文件要求,则不能排斥投标人参与竞争。在实际工作中,有的项目三家参加投标,两家有效,一家迟到,导致招标失败,经监管部门审批,现场改变采购方式就两家有效投标人进行竞争性谈判。应该说这种做法不妥,因为迟到的投标人尽管不符合公开招标要求,但可能符合竞争性谈判要求,如果该投标人要求参与竞争,则招标人不能限制其参与竞争的权利。
    关于开标现场管理和服务工作的几点建议
   (一)营造“公开透明”环境氛围。1、会场布置。签到席、投标文件接收席、工作人员席、投标单位席等,所有准备工作应在开标前全部落实到位,要充分营造规范的工作氛围。2、投影仪、展示台、计算机等设备使用到位,尤其是远程评标、电子评标项目,能在开标环节公开的内容一律公开。3、尽可能营造开标场所透明的环境,比如采用透明玻璃门等等,营造视觉上的公开透明氛围。总之既要规范管理,又要搭好平台,充分展现公开的市场氛围。
   (二)开标现场提醒服务应到位。招标代理必须确保提前30分钟进场,并对开标现场须检查的事项及时提醒投标人,以充分保障投标人权益,尤其避免投标人因简单的失误,而被拒绝接受投标文件现象发生,减少不必要的矛盾。对已报名投标人未到场的,应提前电话联系了解情况,并告知相关规定。要以服务赢得认可,树立形象。
   (三)主持人应专业化。主持人要和办理交易员资格证一样,经考试培训合格后,单独发给主持人资格证,并持证上岗。开标现场管理与服务能否到位,最关键的就是主持人。对主持人的高要求,显得十分必要。
   (四)严格限定进场人数。做好会场秩序管理工作和核查进场人员证件。投标企业(不含项目经理)进入开标会场人员一般不得超过2人。很多项目来了几十人参加开标,其实投标单位也就不到10家,现场登记也就十几个人。这就说明大家的工作没有作到位。
   (五)严格进场登记管理。对进场人员登记应该全覆盖,并按规定核对身份证等相关证件,做好登记,尤其是身份证号码要登记到位。在开标过程中,核对证件的程序一般都有,但是登记记录工作不到位,签字不全现象仍然存在。原因就是开标前工作不到位,如果开标前就做好相关证件初审、登记工作,那么开标时只要招标人、监管部门现场核实签字即可,同时也可把矛盾处理在开标前。
   (六)规范开标现场记录。建议制定开标记录范本,招标代理应明确专人负责记录,确保记录内容全面,格式规范,或参考评标报告形式,固定开标现场记录格式,规范开标现场记录行为。同时规范唱标内容。招标文件中应该明确唱标内容,并规范格式,或参考政府采购方式专门制作开标一览表。
   (七)增添语音提醒设备。固定每日开标时间,比如统一规定上午开标时间为9时30分,下午开标时间为15:30分。这样可以在开标前10分钟通过语音提醒投标人相关注意事项,在开标时间时统一播放“投标截止时间已到,请停止接收投标文件,开标仪式现在开始。”等语音信息。通过语音提醒既可方便投标人投标,也可以统一界定投标截止时间,避免矛盾和争议。
   (八)开标会结束后管理要到位。开标主持人对开标会结束后投标人注意事项及相关事宜要表述清楚,尤其是审查资质原件的,要明确告知资质原件归还程序,比如审查完毕后集中在开标厅归还等,不要让投标人到处乱走、乱问,干扰评标工作正常进行。开标结束时,如需项目经理答辩或退还相关资质原件的,主持人应提醒参加开标的各位授权代表相关注意事项,其余人员可按规定退场;同时对评标现场情况应予以说明,比如规定 “除评标委员会成员、招投标监督管理部门有关工作人员及服务中心指定服务人员可进入评标室外,其他人员非经允许,一律不得进入评标区域”等内容应在开标结束前公开宣布,并接受监督。(下)
 
 
 
 
 
 
 
信息来源:中国国际招标网

 

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