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理论研究

集中采购环境下供应商筛选策略初探
发布时间: 2016/5/3 10:01:12

    当前,国内石油石化行业的迅猛发展,中国海油基本实现了从浅水到深水、从国内到国外、从上游到上中下游一体化的“三大跨越”发展。伴随着油气业务的拓展,对企业管理模式的研究和创新成为新的课题,具体到采购管理领域,不仅要有采购方式的创新,而且在采购质量上要有质的提升。供应商管理作为采购质量提升的重要载体,贯穿了整个采购流程的各个环节,越来越受到关注。其中,通过公开资格预审和实地考察结合进行供应商筛选成为了一项重要工作。

    一、供应商筛选的意义

    2012年3月国资委对采购管理提出了降低采购成本、消除采购中不健康现象、构建一套具有国有企业特色采购管理体制和运行机制的要求,把采购集中度作为衡量央企采购管理的重要指标,对集中采购的覆盖面和提升率提出了要求。

    供应商资源作为采购的基础环节,对集中采购工作的效果具有非常重要的影响。由于缺乏规范的供应市场管理,导致供应商的规模和产品质量参差不齐。有的厂家通过多年来技术研发和生产能力的提高,逐步从低端产品向高端制造延伸,个别产品甚至已经赶超世界先进水平然而多数厂家由于设备陈旧、技术工艺落后、自主创新能力差,生产水平仍较低下。另外,部分企业诚信度不高,弄虚作假,偷工减料或外购贴牌现象较严重。

    因此,对供应商资源进行全面调查,并对供应商能力进行分类评估,确定各类产品供应商评定等级,既是企业内部管控的需要,也是行业发展现状的要求。通过供应商筛选,可以获取综合实力较强、产品质量和技术性能较好的供应商资源,为开展集中采购奠定良好基础。

 

    二、供应商筛选的原则

    供应商筛选工作需要把握以下原则:

    公开:通过公开方式,充分挖掘行业内的优秀供应商资源,欢迎符合采购要求、有参与意向的供应商加入合作,进一步发展战略合作关系。

    公平:公平对待每一家符合条件的供应商,针对采购标的制定评价体系,采用同样的商务、技术评价标准,对供应商进行考核评价一视同仁。

    合理:评价体系和标准,既要满足采购需要和采购特点,也要符合行业发展现状,不得采用不合理条款和排他性要求限制有效竞争。

    效率:供应商筛选工作应符合效率原则,科学设置评价体系和流程,达到“优中选优”的目的。

    三、供应商筛选的方法与措施

    由于供应商筛选工作专业性强涉及面广,为便于工作的开展,可通过组建专业工作小组的方式来牵头组织供应商筛选的全过程。专业工作小组应由主要需求单位、第三方专业机构的商务、技术人员组成,负责公开资格预审文件的编制、书面审查标准的制定、供应商实地考察和评价以及考察报告的编制、供应商筛选结果的推荐等。供应商筛选工作主要包括公开资格预审、实地考察、筛选结果应用和动态调整三个方面。时,还应充分考虑技术方面的因素,以满足用户的各项需求。

    1、公开资格预审

    面对数量众多的供应商,可采用公开资格预审的方式,主要审查供应商商务、技术的“门槛”条件,通过初选达到“大浪淘沙”的目的。一方面要吸引行业内优秀供应商的积极参与,另一方面也要淘汰行业内发展水平低下的供应商。主要涉及以下环节:

    (1)应依据集中采购的产品目录,确定供应商筛选的产品。

    (2)调查内部需求,编制资格审查文件。在制定相应资审标准时应结合以往采购历史,对内部采购需求和以往合作供应商进行调查分析,制定科学合理的评价标准。

    (3)发布公开资格预审公告。通过公开发布资格预审公告的方式,邀请供应商参与,告知资格审查的目的、程序和方式,列明供应商所需具备的资质证书、基本生产能力和履约能力等审查内容。

    (4)评议供应商:根据资格预审文件列明的评议内容、流程,按照供应商的资格预审投标文件对供应商的商务、技术能力进行评议一般采用合格制或有限数量制,确定合格投标人,形成实地考察名单。

    2、实地考察

    针对实地考察供应商名单,组织考察专家组到供应商生产现场进行考察,审核供应商综合管理能力、工艺流程控制能力、设备维护、工人实操能力等,并对资格预审中提供的资料真实性进行现场核实。

    在实地考察工作中,首先,需要有一套科学合理的评价标准,采用定性评价与定量打分相结合的评价体系,全方位反映供应商的水平通过对财务、商务、生产、质检、研发、仓储等各流程进行打分评价,评定供应商的综合实力。

    其次,为了避免不同评价人员打分尺度不一致问题,在启动实地考察工作时,应做好统一打分尺度的培训。一是针对具体打分项对应审核内容和评价依据进行讲解,统一审核内容与方式;二是针对不同审核人员尺度松紧问题,应采取对标方式,选取1~2家进行模拟打分,通过比较,统一把控松紧程度。

    再次,由于实地考察供应商数量较多,需制定严格的行程和计划,控制考察完成进度,做到考察一家、完成一家,当天出具分项打分和汇总得分。对于持续两周以上的考察计划,应安排考察中期总结会,便于考察组内部经验交流和进度把控。

    3、筛选结果应用和动态调整

    根据公开资格预审和实地考察两个环节的评审结果,按照产品类别和供应商综合得分确定供应商认可的产品范围和等级,形成分级分类的供应商短名单。

    供应商短名单的形成,直接确立了企业与短名单供应商的战略合作关系,对集中采购工作具有积极的促进。首先是筛选出了合格的供应商资源,锁定了供应商范围。在发生采购需求时不再需要对供应商的生产水平和履约能力进行重复审查,只需要按照采购产品的类别选取对应的供应商进行采购,简化了采购流程。与此同时,短名单供应商也将更重视这一长期合作关系,为采购人提供更多优惠待遇,如优先保供、服务质量提升、降低库存、紧急供货等,有利于集中采购的招标和后续合同实行。短名单供应商在集中采购全流程的合作情况,将作为供应商考核的表现,成为供应商动态管理和今后短名单调整的依据,对供应商形成正面激励。

    4、筛选供应商时应考虑的技术因素

    在供应商的筛选过程中,还应结合企业对产品的需求情况、产品的应用环境及技术特点,充分考虑以下技术因素,确保筛选出符合要求的供应商。

    (1)供应商对于产品在海洋石油勘探、开发和钻采的运营环境中应用的技术特点和风险应有充分的认识。海洋石油行业具有典型的高风险、高投入、高技术的特点,对使用的各类产品提出了很高的要求;海洋平台空间受限、高温高压、低温低压、易燃易爆、海水盐雾腐蚀等环境特点突出,对各类产品的规格尺寸、性能要求都与常规的陆地环境应用产品有所不同。

    (2)供应商的产品应在海洋石油环境有一定的成功应用业绩,以最大限度地降低中国海油的应用风险。海洋石油的行业特点决定了新产品应用的难度和复杂性,只有成熟的、经过应用和实践检验的产品才有可能进入海洋石油行业。

    (3)供应商应充分重视新产品的研发,具备一定数量的开发人员,能够在科研开发方面进行持续投入,并取得一定成绩。另外,供应商的产品应能满足用户所需的各项国际标准,如IEC标准、API标准等,并能够跟踪和及时更新这些标准。只有这样,供应商才能满足海洋石油对管理国际化、产品标准化、应用国产化的发展要求。

    四、进一步改进的措施

    1、引入“外脑”,增加专业化程度。在筛选工作中,应充分利用独立第三方专业机构的力量,提供行业信息咨询和专业技术建议,弥补对生产领域专业技术的不对称,优化考核评价指标和标准。

    2、培育供应商,形成充分竞争。针对部分技术要求特别市场上合格供应商数量较少的情况,应对有发展意愿的供应商加以引导,允许供应商在一定期限内达到标准后视为合格,自动列入供应商短名单。通过对潜在合格供应商的培育,在激发供应商满足采购方积极性的同时,增加了采购竞争性,形成了双方“共赢”。

    3、采取授权方式,建立标准化筛选模式。随着管理精细化要求的提高,采购管理向纵深延伸,对供应商管理提出了新的要求。随着供应商筛选品类的扩大,可以采购授权方式,复制已有成功供应商筛选模式,固化工作方式和成果,利用各下属单位的特长进行分类授权。

 

 

 

来源:《招标采购管理》(编辑:梅丽莉  单位:中国海洋石油总企业采购招标中心)

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