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理论研究

项目采购完成后,如何留下一份规范完善的采购档案
发布时间: 2016/4/14 10:08:10

项目采购完成后,如何留下一份规范完善的采购档案

物理存储与电子目录要互为映射

■ 李昌锦

政府采购档案资料是对政府采购活动过程的真实记录,对其进行管理是集中采购机构的一项日常工作。在业务人员少、实施项目多、工作负荷重等情况下,如何及时、高效、有序地完成档案管理工作,一直是集中采购机构追求的目标。笔者结合所在单位的操作实践与经验总结,从采购业务整体流程视角探索优化改进,以期进一步提高档案管理工作水平。

采购项目档案管理的现状

1.相关政策法规少,公开经验不多

作为重视程序规范的法律法规,政府采购对采购项目档案的条款内容较少,政府采购法、18号令、74号令及实施条例中仅有4条法律条款,且只对采购文件内容等做定性描述,缺少类似采购方式操作程序的详细描述。同时,公开报道资料多侧重于理论阐述、各采购机构所制定的档案管理办法,缺少实操层面先容档案管理工作经验。

2.档案管理工作具有琐碎、关联性、系统性等特征

档案管理以采购项目实行完成为起点,包含归档、补充、查阅、调档等具体操作,环节多,琐碎繁杂,与退还履约保证金、合同公示等业务工作在时间上交叉、业务上关联。同时,所有采购项目有序归档,每个项目皆有完整档案资料,从整体上反映了采购机构采购项目总体实行情况。

3.电子化管理水平较低

目前,采购部门电子化未包含档案管理工作,采购部门与需求用户部门业务来往以纸质函件为主,采购项目档案还处于纸质阶段,仅有制作表格目录等辅助性电子操作。提高电子化管理水平需探讨如何基于现状、充分利用办公信息化条件。

档案管理的目标要求

采购项目档案管理需要做到有序、联动、可扩展。

1.有序

有序包含多层含义。一是每个项目的档案有序存放,将采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标报告、合同文本等材料,按照采购项目实施的流程有序整理并做好目录。二是将档案资料按项目类型存放,对正常项目、废标项目等分别整理存档。三是对所有已完成的档案资料有序存放,便于查询、调阅。

2.联动

档案管理与合同扫描、媒体公示等同属于合同签订的后期业务,在时间上存在重叠性,在业务流程上存在并发性。需要合理安排这些任务的实施进程,争取在尽量短的时间单元内集中处理多个业务,以利于业务人员优化工作流程、加快业务工作。

3.可扩展

采购项目档案既有规范性、严密性等特征,也应具备可扩展性。可扩展的基础是所有采购项目档案是一有机整体,相互独立、离散,但项目之间存在着一定的关联性、延续性,在制作目录、确定编号、放置档案时需要考虑这些特征。

档案管理的实务探索

基于以上分析,采购项目档案管理及相关业务的工作流程如右图所示。采购项目档案管理工作内容有采购项目档案及相关业务处理的物理介质资料(如纸质、光盘等),和支撑这些物理介质资料的电子资源(如电子目录、合同电子版等),两者相互印证、互为补充。相对应,这些业务工作的载体是采购实施部门档案室和档案管理专用计算机。采购项目的档案整理以及后期的更新、查阅、合同扫描与媒体公示等,体现为带来了物理介质资料和电子资源的增减、更新等变化。

具体的做法如下:

1.纸质档案规范存放

纸质档案保存的基本要求是规范有序,包含多个维度。首先是所有的采购项目的档案资料都要一一规范整理。对每一个采购项目的业务资料,要按照业务流程顺序保存于档案盒,制作资料目录并注明项目名称编号及所保存盒号,并在档案盒正面、侧面做好包含项目名称、项目编号、存储编号、保存年限等信息的标签。然后以此为参照基点,向外拓展。所有采购项目的档案盒有序存放在档案柜中,对这些档案盒都要有完备的记录,便于查询。同时,在更新档案资料时,做好相应目录信息的调整。

2.电子资源有序规范

由于没有专门的信息系统来辅助档案管理工作,需退而求其次,运用计算机操作系统与办公App来进行可操作实施,主要做法有:一是通过层层包含的文件夹来存放合同电子版资源及各类电子目录;二是为各类项目建立“总分式”存储,“分”是指每个采购项目单独一个文件夹,制作档案资料目录信息,“总”是建立该类型所有具体项目的索引信息;三是使用Excel表格记录项目目录及目录索引;四是建立专门的文件夹来存放合同电子版及其目录信息。

3.电子目录与纸质档案互为映射

电子目录在归档时打印成纸质目录并存为档案资料,是后期查阅、调整纸质资料的检索入口。电子目录的准确性、完备性及与纸质档案资料映射匹配程度,是采购项目档案管理的核心。在档案归档时需要细致严谨,在日常维护时定期检查验证,确保电子目录如实记录档案资料。

采购项目档案管理属于合同签订后的后续工作,在目前政府采购法律法规缺少操作性条款的背景下,结合采购实施部门采购业务实际情况与现有条件,优化整合工作流程,使采购项目档案管理更规范有序,做到了存储规范并便于查阅,提高了工作效率。

(编辑单位:中国人民银行集中采购中心)

档案管理及相关业务的工作流程

 

 

本文来源:中国政府采购报

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